Vous avez envie d’avoir tous vos proches autour de vous pour votre anniversaire ? Le plus pratique sera de réserver une salle adaptée à la fête de vos rêves. Justement, il est important de définir vos critères de recherches en amont, sans rien négliger. Focus sur les points essentiels qui vous permettront de trouver le lieu idéal.
Jusqu’à quelle heure peut-on laisser la musique ?
Danser et chanter jusqu’au bout de la nuit, en voilà une jolie perspective ! Sauf que… la loi prévoit des sanctions si jamais vous ne respectez pas les horaires imposés. Techniquement, il est possible de faire autant de bruit que vous voulez jusqu’à 22 heures. Passé ce délai, le voisinage pourrait évoquer le tapage nocturne pour mettre un terme à la fête.
Si vous tenez à célébrer votre anniversaire en pleine nuit, préférez les établissements qui possèdent une autorisation adéquate, notamment les discothèques et bars. Les propriétaires ont certainement pris leurs dispositions pour réguler le volume sonore de sorte à ne pas déranger les voisins, sans vous priver de l’ambiance recherchée.
Les lieux situés en retrait des zones habitées offrent également une belle alternative. L’absence de voisins qui risquent d’être dérangés est un atout. De plus, vous pourriez tomber sur une salle vraiment atypique qui laissera des souvenirs inoubliables à vos invités.
Le type de contrat locatif
La location de salle se conclut impérativement par la signature d’un contrat. Ce dernier mentionne toutes les obligations que vous devez respecter mais aussi celles auxquelles le bailleur est tenu de se conformer. Ne vous empressez donc pas de signer. Prenez plutôt le temps de lire le contenu.
Il est déjà possible de louer une salle nue. Autrement dit, vous viendrez avec tout ce qu’il vous faut, y compris les chaises, les tables et bien évidemment, le traiteur.
Vous avez aussi la possibilité de louer une salle meublée. Seuls la nourriture et les boissons seront à votre charge. Attention, certains lieux de réception ne collaborent qu’avec un nombre limité de traiteurs. Une liste vous sera donc soumise, à vous de choisir l’équipe de restauration qui vous convainc le mieux. Cependant, il est tout à fait possible de réserver un lieu où vous amenez le restaurateur de votre choix : votre copine passionnée de cuisine, un collègue qui excelle dans la création de cocktails, un professionnel qui vous a été chaudement recommandé, etc.
La formule clé en main est encore plus avantageuse : les tarifs de location incluent absolument tout. Vous venez, vous faites la fête, c’est l’équipe sur place qui se charge du mobilier et du menu.
Informez-vous bien sur les horaires de location, notamment l’heure à partir de laquelle un supplément peut s’appliquer. Renseignez-vous aussi sur les conditions d’annulation, les conditions relatives aux assurances, les espaces à votre disposition et ainsi de suite. Ne négligez pas les éventuelles interdictions. Dans certaines salles, il est par exemple interdit de poser des affiches ou de célébrer les anniversaires avec des feux d’artifice.
Si les conditions vous semblent nébuleuses, il ne faut pas hésiter à poser des questions pour vous assurer d’avoir tout compris.
Le nettoyage et le rangement est-il compris dans le prix ?
Bien organiser un événement implique de prévoir ce qui se passe après la fête. Il est certain que la salle sera un peu -beaucoup- désordonnée après le départ de vos convives. Il faudra aussi faire le ménage. Tout cela est à votre charge,à moins que vous ne tombiez sur un bailleur très généreux. La question est donc de savoir si vous devez payer un supplément, tout nettoyer vous-même ou si le ménage post-fête est déjà inclus dans le coût de la location.
Dans l’éventualité où le tarif de nettoyage serait en sus, faites vos calculs pour vous assurer de ne pas dépasser le budget prévu. Voyez également s’il revient moins cher d’embaucher vous-même votre équipe ou de rémunérer le personnel de l’établissement choisi.
Demandez précision par rapport aux espaces extérieurs comme une terrasse, les bords d’une piscine, etc. S’ils sont mis à votre disposition, leur nettoyage devrait aussi être à votre charge.
Quels sont les équipements de restauration disponible?
Il va sans dire que vous devrez proposer à boire et à manger à vos invités. Il faut donc commencer par définir la formule qui vous inspire avant de déterminer s’il vous faut une cuisine équipée ou un simple espace suffisamment spacieux pour préparer le menu.
Dans le cas d’un buffet, vous aurez besoin d’un espace pour la cuisson ou du moins, pour réchauffer les plats. Une cuisine s’impose donc. En revanche, un espace pour le dressage pourra suffire dans le cas d’un cocktail dînatoire. Dans tous les cas, vous aurez besoin d’un réfrigérateur pour conserver aliments et boissons au frais. Un congélateur n’est jamais superflu.
Pensez également aux couverts dont la quantité dépend du nombre d’invités et du type de service prévu. Il est judicieux de prévoir une marge au cas où les couverts se mélangent, tombent, se perdent dans la foule…. Vous pourrez ainsi proposer des rechanges afin d’assurer le confort de chacun.
Même si vous avez envie que tout le monde s’amuse sur la piste, il est indispensable de prévoir des places pour les personnes assises. Vos invités voudront faire une pause à certains moments, le temps de souffler ou de se délecter des gourmandises que vous leur avez préparé. D’ailleurs, c’est toujours plus agréable de manger en étant bien installé qu’en enfournant les bouchées à la va-vite entre deux pas de danse.
Fêtez dignement votre anniversaire !
Des couchages sont-ils disponibles ?
S’il y a plusieurs salles à votre disposition, informez-vous sur les différentes possibilités d’en faire usage et surtout, si elles sont modulables. Est-il par exemple autorisé de coucher certains invités sur des canapés ? Des chambres sont-elles disponibles ? Combien de personnes peuvent rester sur place en attendant le lever du jour ?
N’oubliez pas que chacun a ses petites préférences. Il y a donc ceux qui aspirent à un couchage de type dortoir pour le côté convivial. Il y a aussi ceux qui préfèrent avoir un petit espace privé pour passer une bonne nuit, même si au final, vous n’allez pas vous coucher de si tôt. A vous de voir donc s’il faut juste une grande salle polyvalente ou des bungalows/chambres en supplément.
Choisir un lieu unique où vos proches pourront scander “joyeux anniversaire” n’est pas bien compliqué. Prêtez juste attention aux petits détails pour éviter les imprévus. Capacité d’accueil, équipements disponibles, services inclus/exclus dans le prix… au besoin, faites-vous aider par un spécialiste de l’événementiel.